1. PRIMERA FASE: ELABORACIÓN DE DOCUMENTOS

1.1. GUIA PARA LA ELABORACIÓN DE CARTAS

Es una comunicación escrita, que tiene como objetivo principal dar un mensaje, se emplearán para responder oficios, suministrar información y presentar solicitudes fuera de la Entidad. Podrán ser dirigidas a personas naturales y/o jurídicas, según sea el caso.

MÁRGENES: Superior 3 y 4 cm, inferior 2 y 3 cm, Lateral izquierdo 3 y 4 cm, Lateral derecho 3 cm.

Comunicaciones oficiales enviadas: Las comunicaciones oficiales enviadas en soporte papel, se elaborarán en original y máximo dos copias, remitiéndose el original al destinatario, la primera copia a la serie respectiva de la oficina que genera el documento, teniendo en cuenta los anexos correspondientes y la segunda copia reposará en el consecutivo de Archivo y correspondencia, por el tiempo establecido en su tabla de retención documental. En los casos en los cuales haya varios destinatarios, se elaborarán igual cantidad de copias adicionales, con sus respectivos sobres para su envío.

Sugerencias para tener en cuenta:

• Fuentes recomendada: Arial
• Tamaño de la fuente: En redacción normal será entre 12 puntos, para la redacción de cartas y documentos de un solo párrafo, y para documentos muy extensos en razón de ahorro, se podrá redactar a 11 puntos.
• Uso de la Negrilla: Es de aclarar que el uso de la negrilla no es bien visto o permitido en la redacción de documentos comerciales y especial en la elaboración de la carta. Si se quiere resaltar un párrafo o palabra, se podrá colocar en mayúscula.