Código, Serie, Subserie documental Numero (radicación): A dos interlineas del membrete consignar al margen izquierdo los números que identifican la dependencia productora seguida de guión ( - ), colocar los números que identifican la serie o subserie que corresponda, separando estos dos números con un punto. El número de radicado es consecutivo y es asignado por la oficina de Archivo y Correspondencia de CORPONOR.
Ciudad y fecha : A dos interlineas del código se escribe la ciudad de origen y seguida de una coma (,), la fecha de envío es asignado por la oficina de Archivo y Correspondencia de CORPONOR.
Datos del destinatario: Los datos del destinatario se dirigen en forma personalizada, es decir, a una persona o funcionario especifico. Si es imposible obtener el nombre del funcionario se envía a la jefatura responsable, con el respectivo tratamiento o título académico, con mayúscula inicial (Señor, Doctor, Licenciado) De 4 a 6 interlineas de la fecha, según la extensión de la carta y a interlinea sencilla.
Nombre del destinatario: En lo posible nombres completos del destinatario, en mayúscula sostenida, o mayúscula inicial, no se utiliza negrilla. ( Ejemplo: JESÚS ALBERTO RODRIGUEZ SARMIENTO, Jesús Alberto Rodríguez Sarmiento )
Al responder una comunicación, se respeta el nombre de la misma forma como aparece en el documento.
Cargo: Nombre completo del cargo, Se escribe en mayúscula inicial.
Empresa: Se anota en la línea siguiente del cargo, con la denominación más ampliamente conocida, es decir, razón social, sigla o acrónimo. ICBF, SENA, Sena, ICONTEC, Icontec
Dirección o apartado: Se utiliza una de las dos. Se escribe la misma dirección que se registra en el sobre. Se dejan cuatro espacios entre el número de la calle y el de la puerta. Opcional la abreviatura de número No.. No se abrevian las palabras calle, carrera, avenida,... (Carrera 57 14E-48). En caso de apartado se anota en un solo número (Apartado 43567).
Nombre de la Ciudad: Se identifica la ciudad, aun tratándose de correspondencia local. (San José de Cúcuta,), si la carta va dirigida a otra ciudad, se anota el nombre del departamento (Bucaramanga, Santander)
País: Si la carta va dirigida al exterior, se anota el nombre del país en la misma línea de la ciudad o en la siguiente dependiendo de la extensión de los datos.
Asunto: A dos o tres interlineas de los datos del destinatario contra el margen izquierdo, constituye la síntesis del tema de la carta, expresada en máximo cuatro a seis palabras, con mayúscula inicial y sin subrayar.
Saludo o vocativo: Para las damas se acostumbra el nombre y para los caballeros el apellido. (Apreciado señor Gómez.)
Texto: Comienza A tres interlineas del asunto. Se escribe a una interlínea entre renglones y a dos entre párrafos y se tiene en cuenta lo siguiente:
• El texto se redacta en forma clara, breve, directa, sencilla y cortes; de preferencia, se expresa en primera persona del plural (nosotros) porque representa a un grupo empresarial, así se trate de un único firmante.
• En lo posible se trata un solo tema por carta.
• En las comunicaciones comerciales se utiliza tratamiento de usted.
• Es importante que la carta no presente errores técnicos, ortográficos, gramaticales ni de puntuación.
Página subsiguiente: El encabezado se ubica a dos interlíneas del logotipo, con mayúscula inicial. La línea de identificación puede contener tratamiento y nombre del destinatario, estos datos deben ir en el margen izquierdo y la página al margen derecho.
Ejemplo (Ingeniero Asdrúbal Hernández Castro 2)
El primer párrafo de las líneas subsiguientes se inicia de dos a cuatro interlíneas del encabezado.
Despedida: Expresión de cortesía que se escribe a dos interlineas del texto seguida de coma (,) Ejemplo: Atentamente, Cordialmente, etc.…
Remitente: Nombres y apellidos en mayúscula sostenida. El cargo se anota en la línea siguiente, con mayúscula inicial, sin centrar
Ejemplos:
LUIS LIZCANO CONTRERAS
Director General
Anexo o anexos: Si se requieren, se detallan en el texto. Al final de la carta, se anota la palabra Anexo o Anexos, seguida de dos puntos (:). se anuncian la cantidad de folios o el tipo de anexo.
Copia: Contra el margen izquierdo, se escriben la palabra Copia, si se requiere, sin abreviar y seguida de dos puntos (:), así: tratamiento, nombre, cargo, y empresa.
Ejemplo en línea separada cada uno:
Copia: Señor. Álvaro Rivera Badillo, Gerente Nacional Productos Familia
Sr. Luis Fernando Martínez, Director Icoltrans
Nota: cuando, un comunicado tenga copia, la dependencia debe elaborar el sobre respectivo, con el nombre y dirección a quien va dirigida la copia.
Identificación del transcriptor: Se anota el nombre con mayúscula inicial y la primera letra del apellido de la persona responsable de transcribir, elaborar o redactar el documento. Se recomienda emplear letra más pequeña y en caso de nombre compuesto, es conveniente escribir el primer nombre. Ejemplos: José R .
Nota: si la persona que firma es la misma que escribe el documento, no se necesita identificación del transcriptor.
Respuesta a radicado: Cuando se este dando una respuesta a un radicado, se debe indicar el numero del radicado y la fecha, código de la serie y subserie y código de la oficina. Ejemplo: 1234 del 10 de mayo de 2009 3000 82
Visto Bueno: Para las cartas que requieren visto bueno, se tiene en cuenta lo siguiente:
La abreviatura visto bueno (Vo.Bo.), se escriben seguida del nombre del funcionario responsable, en mayúscula sostenida o en interlineación se indica cargo, con mayúscula inicial alineando con la primera letra del nombre.
Ejemplo:
Vo.Bo. JOHANN ARROYO
Directora Talento Humano
Tamaño del formato: Carta
Ejemplo oficio:
